Drittmittel: Anforderungen an den Revisionsbericht

Im Revisionsbericht werden die Erkenntnisse einer Revision schriftlich zusammengefasst. Die Ergebnisse einer Revision sind in Wirklichkeit viel komplexer und vielschichtiger, wenn man sich vor Augen führt, was an einer „geprüften Einrichtung“ passiert, wenn eine Revision stattfindet. Da wird beispielweise das Denkmodell der Revision übertragen, andere Perspektiven eingenommen bzw. finden Reflexionen statt. Bei Gesprächen erfolgt der Austausch – so erläutert es Paul Watzlawick in seinem Buch „Menschliche Kommunikation“ – nicht nur auf einer inhaltlichen, sondern auch auf der nonverbalen Ebene bzw. der Beziehungsebene. Und letztendlich werden bei der Ergebnispräsentation in Form der Schlussbesprechung oder bei Gesprächen mit Verantwortlichen die Abweichungen und mögliche Maßnahmen zur Korrektur dargestellt.

Den Revisionsbericht richtig verfassen

 

In diesem Kontext soll jedoch nur auf die schriftliche Darstellung in Form des Revisionsberichtes eingegangen werden. Die internationalen Standards für die berufliche Praxis (IPPF) geben aus dieser Sicht unter dem Punkt 2410 Berichterstattungskriterien und die Qualität der Berichterstattung vor, was bei der Berichterstellung zu beachten ist.

Beteiligte Gruppen

Revisionsbericht: Beteiligte Gruppen

Um ein optimales Dokument zu erstellen, sind die Anforderungen der beteiligten Gruppen entsprechend zu berücksichtigen. Zunächst sind natürlich die von der Abteilung „Interne Revision“ definierten Anforderungen, die einer Dokumentation der Tätigkeit gleichkommen, maßgeblich. Diese Anforderungen sind durch das Prüfthema, die Prüfmethode und die Vorgehensweise der Revision weitgehend bestimmt.  Als nächstes sind die Anforderungen des Auftraggebers (Vorstand/Geschäftsführer, ect.) als primärer Berichtsempfänger von Bedeutung. Nachdem der Revisionsbericht mit der „geprüften Stelle“ abgestimmt wurde und als Dokument zur Maßnahmenumsetzung von Bedeutung ist, sind auch diese Anforderungen nicht zu vernachlässigen.

Übersicht: Anforderungen an den Revisionsbericht

Wenn man die möglichen Anforderungen genauer betrachtet, so stellt man fest, dass man diese auf zwei Ebenen darstellen kann. Diese sind die inhaltliche und die strukturelle Ebene. Den inhaltlichen Anforderungen werden Attribute wie objektive Darstellung der Prüfergebnisse und geeignete Maßnahmen bei Abweichungen zugeschrieben. Die strukturellen Attribute umfassen eher die Aufbereitung des Themas und den Aufbau des Berichts.

GruppenInhaltliche AnforderungenStrukturelle Anforderungen
Auftraggeber (GeschäftsführerIn/ Vorstand/Rektorat)Geeignete Maßnahmen bei Abweichungen mit Termin und Verantwortlichkeiten // Darstellung der Prüfergebnisse (gesamt) // Gewissheit über Zustand des IKS (Vorgaben erfüllt, umgesetzt) // Dokumentation der Kontrolltätigkeit und der wahrgenommen Verantwortung // Dokument des Unternehmen (zum Herzeigen)Schnell erfassbar -> kurz, grafische Aufbereitung (Ampelsystem) // Darstellung von wesentlichen Abweichungen -> Management summary // Der CI des Unternehmens entsprechend // Leichter Zugriff auf den Bericht (interaktiver E-Bericht, Video-Bericht)
Geprüfte StelleUnterlage für die geprüfte Einheit // Befund über Zustand //Korrekte Darstellung des Prüfobjektes // Todo-Liste und Roadmap für AbweichungenÜbersichtlicher bzw. gegliederter Bericht // Wiedererkennungswert
Interne RevisionDokumentation der Tätigkeit und des Vorgehens // Darstellung des Prüfobjekts // Darstellung der Abweichungen // Präsentation der IR und ihrer ErgebnisseDarstellung der vorgeschlagenen Empfehlungen und Maßnahmen // Korrekte bzw. richtige Darstellung des Prüfobjektes // Darstellung komplexer Themen // Individuelle Anpassung an die jeweiligen Prüfobjekte, das Prüfthema und die Vorgehensweise // Kurz, möglichst geringer Aufwand in der Erstellung // Datensicherheit gegen unkontrollierte Verteilung (Zeitungen, etc.) // Gendern der Sprache im öffentlichen Bereich // Umfang der Darstellung adäquat

Darauf achtet der Auftraggeber

Der primäre Berichtsempfänger in Form des Geschäftsführers oder des Vorstands als Auftraggeber der Revision hat damit das größte Gewicht bei den Anforderungen an den Revisionsbericht. Für diese Gruppe ist am wichtigsten, dass bei wesentlichen Abweichungen geeignete Maßnahmen mit Terminen und einer verantwortlichen Zuordnung vorgeschlagen oder ergriffen wurden. Um einen Gesamteindruck zu bekommen, hilft die Darstellung des gesamten Prüfergebnisses. Damit kann der Vorstand/Geschäftsführer Gewissheit über den Zustand des internen Kontrollsystems erhalten. Natürlich sind für das Management die Dokumentation der Kontrolltätigkeit und der wahrgenommen Verantwortung von immenser Bedeutung. Denn zu guter Letzt ist dieser Bericht auch ein Dokument des Unternehmens, das für extramurale Prüf- und Kontrollinstitutionen nach außen gegeben wird. Aus dieser Sicht ist die Berücksichtigung der Corporate Identiy bei der Erstellung von gravierender Bedeutung. Als strukturelle Anforderung ist für den Vorstand/Geschäftsführer die schnelle Erfassbarkeit maßgeblich, mit der kurze Darstellungen und eine grafische Aufbereitung einhergehen.

Ampelsystem als beliebtes Darstellungselement

Als Beispiel sei hier das Ampelsystem angeführt, mit dem man sofort erkennen kann, wie es um Bereiche oder den Fortschritt eines Projektes steht. Das ein Revisionsbericht ein Management Summary enthält, ist auch einer strukturellen Anforderung zuzuschreiben. Zu guter Letzt ist für das Management der leichte Zugriff auf den Bericht von Bedeutung und nicht, das gesucht werden muss, wenn man diese Expertise benötigt.

Was der geprüften Stelle wichtig ist

Die geprüfte Stelle/Einrichtung hat das Interesse grundsätzlich an jeglichen Dokumenten zur Organisationseinheit, den Befund über den Zustand und die korrekte Darstellung. Der Revisionsbericht als Todo-Liste bzw. Roadmap, um eventuell vorhandene Abweichungen zu beheben, ist als Unterstützung zu sehen, damit die Erkenntnisse aus der Revision nachhaltig behoben werden. Die strukturellen Anforderungen gehen eher in Richtung Übersichtlichkeit und Gliederung des Berichts sowie der Wiedererkennbarkeit der geprüften Organisation oder des Prüfobjektes.

Anforderungen der Internen Revision

Zu guter Letzt sind die Anforderungen der Internen Revision, die den Bericht als Ganzes erscheinen lassen, von Relevanz. Über allem ist die Dokumentation der Tätigkeit und des Vorgehens zu sehen. Die objektive Abhandlung des Prüfobjektes ist ein zentraler Punkt bei der Realisierung der Unabhängigkeit der Internen Revision. Die Darstellung der Abweichungen zeigt, wie gut sich die Interne Revision mit dem Prüfobjekt auseinander gesetzt hat und sollte jeder kritischen Auseinandersetzung trotzen. Mit diesem Dokument präsentiert die Interne Revision ihre Leistungsfähigkeit und die Ergebnisse.

Die strukturellen Anforderungen im Überblick

Wenn man sich von den formellen Anforderungen löst, lassen sich als strukturelle Anforderungen folgende einordnen:

  • Darstellung der vorgeschlagenen Empfehlungen und Maßnahmen
  • die korrekte Darstellung des Prüfobjektes
  • die Aufbereitung komplexer Themen
  • die Anpassung des Bericht an das jeweilige Prüfobjekt und
  • einen verhältnismäßig geringen Aufwand bei der Erstellung des Berichts.

Damit reduziert sich auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Erstellung. Als individuelle Anforderung ist der Datensicherheit gegen unkontrollierte Verteilung Beachtung zu schenken. Im öffentlichen Bereich kann auch noch das geschlechtergerechte Formulieren (Gendern) im Bericht als Anspruch zu berücksichtigen sein. Mit der Berücksichtigung der inhaltlichen und strukturellen Anforderungen an den Revisionsbericht kann es der Internen Revision gelingen, die Berichtsempfänger ins Boot holen und von der Notwendigkeit der erforderlichen Maßnahmen und der Funktion Interne Revision im Unternehmen zu überzeugen.

Anm. d. R.:  Am 22.03. und 23.03.2018 wird Markus Künzel als Referent beim Seminar „Revision von Drittmitteln an Hochschulen und Forschungseinrichtungen“ vertreten sein. Seine Vortragsthemen lauten: „Vorbereitung von Drittmittelprüfungen“ sowie „Anforderungen an den Revisionsbericht“. Mehr Informationen zu allen Referenten und zum Programm des zweitägigen Seminares finden Sie auf der Website der Europäischen Akademie für Steuern, Wirtschaft und Recht.

Thema Drittmittel: Weiterbildungsangebote

Freuen Sie sich auf 2-tägige Seminare in Berlin und profitieren Sie vom Austausch mit Top-Experten aus dem öffentlichen Sektor.

 

Mag. Markus Künzel MBA (CIA, CRMA) ist Leiter der Stabstelle für Interne Revision an der Medizinischen Universität Wien. Zum Autorenprofil