Elektronische Akte in der Drittmittelverwaltung

An Hochschulen und Forschungseinrichtungen hat die Einwerbung von Drittmitteln in den letzten Jahren erheblich an Bedeutung gewonnen und damit einhergehend die Zahl der zu bewirtschaftenden Drittmittelprojekte zugenommen. Zugleich sind die Anforderungen der Mittelgeber in Bezug auf die Nachweispflichten und die Komplexität der einzuhaltenden Zuwendungsbestimmungen erheblich gestiegen. Der Aufwand, die notwendige Revisionssicherheit zu gewährleisten und bei den regelmäßig stattfindenden Prüfungen der geförderten Projekte die erforderlichen Dokumente schnell und vollständig zur Verfügung stellen zu können, hat dementsprechend ebenfalls zugenommen.

Eine Möglichkeit, diesen gestiegenen Anforderungen zu begegnen, ist die Einführung einer elektronischen Drittmittelakte. Eine elektronische Drittmittelakte bildet den Lebenszyklus eines Forschungsprojektes von der Beantragung über die Bewilligung bis hin zum Projektabschluss ab. Dem Forschungsprojekt zugeordnete Informationen bzw. Dokumente werden dabei in einer einheitlichen Struktur zusammengefasst. Es ist zu beachten, dass die zu speichernden Dokumente den Aufbewahrungsanforderungen sowohl der internen Verwaltung als auch denen der unterschiedlichen Mittelgeber genügen müssen. Hierbei sind insbesondere die oftmals längeren von nationalen Aufbewahrungsfristen abweichenden Regelungen für EU-geförderte Projekte zu beachten.

Die primären Ziele im Überblick

Durch die Einführung einer elektronischen Drittmittelakte können die folgenden primären Ziele sichergestellt werden:

  • Zentraler Einstiegspunkt für die Verwaltungsvorgänge
  • Einheitliche Struktur über alle Akten
  • Förderung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit
  • SAP-Kontext der Dokumente herstellen inkl. Nutzung der vorhandenen Infrastruktur:Platzsparende, revisionssichere Ablage von elektronischen Dokumenten (Office, Mail, Fax), Papierdokumente (Scans), SAP-Dokumente
  • Optimierung der Suchzeiten und des Zugriffs auf die Dokumente und damit einhergehende Arbeitsentlastung durch:
    • Schnellere Dokumentensuche
    • Prüfung (intern und extern)
    • Genehmigungs- und Bestätigungsverfahren
    • Statistische Auswertungen
    • Standardisierte Dokumentvorlagen
    • Standardisierte Workflows zur Kommunikation mit anderen Geschäftsbereichen
  • Räumliche Entlastung durch digitale Ablage der Dokumente

Elektronische Drittmittelakte: Einbindung in einen digitalen Workflow

Durch die oftmals bereits vorhandene Nutzung von elektronischer Buchhaltungssoftware (z.B. SAP) in anderen Verwaltungsbereichen wie zum Beispiel Finanzen oder Personal. ergibt sich die Möglichkeit, eine solche elektronische Drittmittelakte in eine ganzheitliche IT-gestützte Drittmittelverwaltung zu integrieren, um eine optimale abteilungsübergreifende Geschäftsprozessabwicklung zu gewährleisten. Idealerweise sollte es möglich sein, alle im Verlauf eines Projektlebenszyklus üblicherweise notwendigen Schritte elektronisch abzubilden, ohne dass an irgendeiner Stelle im Bearbeitungsprozess noch Papierakten erforderlich sind.

Beispiele für diese Schritte sind z.B. die Dokumentation der Beratung der Wissenschaftler bei der Antragstellung, die Anzeige von Projektanträgen-/Bewilligungen, die Einbindung eines elektronischen Vertragsmanagements verbunden mit einem entsprechenden Freigabeprozess, die eigentliche elektronische Drittmittelakte sowie die Anbindung elektronischer Personalakten, einer elektronischen Projekt-Zeiterfassung und Reisekosten-Abrechnung, eines elektronischen Rechnungsstellungs- und Bearbeitungsprozesses, die Anbindung einer Forschungsdatenbank, um die Anforderungen des Kerndatensatz Forschung bedienen zu können, bis hin zur IT-gestützten Generierung von Verwendungsnachweisen.

Die folgende Abbildung gibt einen Überblick über die mögliche IT-Unterstützung während eines typischen Projektlebenszyklus.

Elektronische Akte: Mögliche IT-Unterstützung während eines typischen Projektlebenszyklus

Je nach bereits vorhandener IT-Infrastruktur sowie den zur Verfügung stehenden internen und externen Ressourcen zur Einführung einer elektronischen Drittmittelakte ist es hierbei sinnvoll, eine zeitlich gestaffelte Einführung von verschiedenen Modulen vorzusehen. Wichtig ist erfahrungsgemäß, bereits in einem frühen Stadium der Überlegungen zur Einführung einer elektronischen Drittmittelakte alle betroffenen Einrichtungen innerhalb der Institution zu identifizieren und diese rechtzeitig am Planungsprozess zu beteiligen. Hierfür ist es empfehlenswert, eine langfristige Roadmap zu entwickeln, die nicht nur die in einem ersten Schritt zu implementierende Softwarelösungen enthält, sondern idealerweise auch bereits weitere Entwicklungsschritte berücksichtigt.

Je nach Aufbau der Verwaltung sind hier Schnittstellen zur Buchhaltung, zum Einkauf, zum Vertragskataster, zur Personalabteilung, zur Innenrevision und nicht zuletzt natürlich zu den Wissenschaftlern vorzusehen. Aufgrund der Vielzahl der möglichen Konstellationen und der Komplexität der sich daraus ergebenden Anforderungen wird im Folgenden beispielhaft auf die Einführung einer elektronischen Drittmittelakte im engeren Sinne eingegangen.

Aufbau und Struktur einer elektronischen Drittmittelakte

Grundvoraussetzung für die Einführung einer elektronischen Drittmittelakte ist es, eine genaue Bestandsaufnahme der vorhandenen IT-Infrastruktur und Software-Umgebung mit den jeweiligen Schnittstellen vorzunehmen, um ein möglichst präzises Lastenheft zu erstellen. An dieser Stelle bietet es sich an, die derzeitigen Arbeitsprozesse einer kritischen Prüfung zu unterziehen, um gegebenenfalls die Möglichkeiten einer Optimierung durch digitale Workflows zu nutzen. Die elektronische Drittmittelakte im eigentlichen Sinne ist dabei lediglich die Möglichkeit einer revisionssicheren elektronischen Aktenverwaltung, die alle geschäftsprozess-relevanten Informationen strukturiert und erfasst.

Die Struktur einer elektronischen Drittmittelanzeige sollte sich dabei an den typischen wiederkehrenden Tätigkeiten einer Projektbewirtschaftung orientieren wie z.B.:

  • Anlegen von eigenständigen Projektkonten
  • Aufstellung von Budgetplänen
  • Erstellung von Abrechnungen und Mittelanforderungen gegenüber den Mittelgebern
  • Erstellen von Kontoauszügen/Kontenübersichten für die Wissenschaftler bzw. alternativ Ermöglichung einer direkten Einsicht für die Wissenschaftler in die Drittmittelakte
  • Erstellen von Personalübersichten
  • Eingabe von Mittelbindungen und Mittelfreigaben
  • Dokumentation von Umbuchunge
  • Ablage relevanter Korrespondenz

Elektronische Akte: Beispiel für eine Ablagestruktur

Dabei sollte vorgesehen werden, dass die Eingangsdokumente sowohl elektronisch als auch in Papierform vorliegen können. Die Genehmigungsprozesse sollten in der Akte darstellbar und nachvollziehbar sein. Außerdem sollten einzelne Elemente der Akte zur weiteren Bearbeitung an ggfs. weitere beteiligte Fachabteilungen gegeben werden können. Vor der Einführung einer elektronischen Drittmittelakte sind daher eine Reihe von Vorüberlegungen nötig, wie z.B.:

  • Wie soll die Einbringung von Dokumenten erfolgen (Posteingangsbearbeitung/Verteilung)?
  • Ist die Einrichtung eines separaten Scan-Arbeitsplatzes zum Scannen und Archivieren nötig?
  • Soll ein vorhandener E-Mail-Client integriert werden?
  • Identifizierung der abzulegenden Dokumentarten und –unterarten (Office-Dokumente, Papierdokumente, E-Mails, Fax, etc.) inkl. Attribute von Dokumenten (Verschlagwortung)
  • Einbindung vorhandener oder Erstellung neuer Dokumentvorlagen?
  • Digitale Abbildung bestehender Geschäftsprozesse (Erzeugung und Verwendung der Dokumente)
  • Identifizierung und Berücksichtigung der gesetzlichen Anforderungen (Datenschutz, Aufbewahrungsanforderungen, Mittelgeber)
  • Einbindung von Betriebsrat und Datenschutz

Fazit

Bei Berücksichtigung all dieser Überlegungen kann eine elektronische Drittmittelakte wesentlich zu einer schnelleren Bearbeitung von Vorgängen und zu einer effizienten Bewirtschaftung von Drittmitteln beitragen, da die Erstellung von Dokumenten optimiert wird, Dokumentenverluste vermieden werden, es eine Unterstützung und Protokollierung von Genehmigungsprozessen gibt, eine gezielte und transparente Berechtigungsverwaltung vereinfacht wird sowie schlussendlich eine revisionssichere Dokumentation von Änderungen an Akten stattfindet.

Thema Drittmittel: Weiterbildungsangebote

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Frank Poppe leitet das Drittmittelmanagement der Charité – Universitätsmedizin Berlin seit 2016.
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