Drittmittelverwaltung: Anforderungen öffentlicher Geldgeber an die revisionssichere Abrechnung

Drittmittelverwaltung: Tipps von Andrea Greven (RWTH Aachen)

Die erfolgreiche Einwerbung von Förder- und Drittmitteln ist ein strategisch wichtiger Bereich für Hochschulen und Forschungseinrichtungen. Neben der Akquise ist es in den letzten Jahren immer wichtiger geworden, die Fördermittel ebenfalls revisionssicher abzurechnen. Förder- und Drittmittel sollen dauerhaft in den Haushalten der Einrichtungen verbleiben, Rückforderungen durch die Geldgeber (teilweise auch Jahre nach Beginn der Förderprojekte) sollen vermieden werden. Zunehmende Fördermittelprüfungen verschiedener Geldgeber zeigen, dass es immer relevanter wird, die ordnungsgemäße Abwicklung und Verwendung der zugewiesenen Mittel sicherzustellen. Negative Prüffeststellungen können finanzielle und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen und die zukünftige Einwerbung von Projekten beeinflussen. Der vorliegende Artikel beschäftigt sich in diesem Kontext mit den relevanten Anforderungen öffentlicher Geldgeber, den rechtlichen Grundlagen und der Möglichkeit einer prozessorientierten Gestaltung einer revisionssicheren Abrechnung.

Öffentliche Geldgeber: Abgrenzungsfragen

Hochschulen und Forschungseinrichtungen erhalten Mittel von verschiedenen Geldgebern. Im Rahmen der Förder- und Drittmittelverwaltung begegnet man häufig der Frage einer systematischen Abgrenzung öffentlicher und privater Geldgeber.

  • Direkte Mittel von privaten Geldgebern (sogenannte „Industriemittel“) unterliegen regelmäßig nicht der Prüfung durch den Fördergeber; relevant können hier allerdings EU-rechtliche und steuerrechtliche Aspekte sein, die durch übergeordnete Vorschriften zu beachten sind (z.B. Umsatzsteuergesetz, EU-Beihilferecht).
  • Als öffentliche Geldgeber definiert sind Einrichtungen, die staatliche Fördermittel an Forschungseinrichtungen zuweisen.

Hinsichtlich einer differenzierten Betrachtung ist jedoch zu unterscheiden, dass auch öffentliche Geldgeber auf öffentlich-rechtlicher oder privatrechtlicher Grundlage Fördermittel zur Verfügung stellen.

Drittmittelverwaltung: Öffentliche und private Geldgeber

Dabei ist grundsätzlich zu unterscheiden, ob die Zuweisung der Mittel durch einen Verwaltungsakt (Zuwendungsbescheid) oder über einen beidseitigen Vertrag (Zuwendungsvertrag) erfolgt. Eine Zuordnung der Förderer als „öffentliche“ oder „private“ Geldgeber ist hinsichtlich der Abgrenzung demnach dann nicht spezifiziert genug, wenn es um die Betrachtung der rechtlichen Konsequenzen und somit auch um die Anforderungen einer revisionssicheren Abrechnung geht.

Rechtliche Grundlagen

Bei Förder- bzw. Drittmitteln von öffentlich-rechtlicher Seite handelt es sich um Zuwendungen im Sinne der Bundes- und Landeshaushaltsordnungen (BHO, LHO). Rechtsgrundlage sind die §§ 23, 44 BHO bzw. LHO sowie die jeweiligen Verwaltungsvorschriften. Die Fördermittel werden durch Zuwendungsbescheid dem Fördernehmer zur Verfügung gestellt. Dabei stellt der Zuwendungsbescheid einen Verwaltungsakt dar (§ 35 Verwaltungsverfahrensgesetz/VwVfG), der mit entsprechenden Nebenbestimmungen (z.B. Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung/ANBest-P) und Auflagen (z.B. Mitteilungspflichten) versehen wird, um die zweckmäßige Verwendung der zugewiesenen Fördermittel sicherzustellen. Dabei variieren die Nebenbestimmungen und Auflagen je nach Förderprogramm oder Förderformat und je nach Geldgeber. Hinsichtlich der Abwicklung solcher Fördermittel sind somit die gesetzlichen Grundlagen des Verwaltungs- und Zuwendungsrechts zu beachten.

Hohe Anforderungen bei EU-kofinanzierten Projekten

Besonders hohe Anforderungen an eine revisionssichere Abrechnung bestehen bei den sogenannten „EU-kofinanzierten“ Projekten. Hier erfolgt eine Projektfinanzierung durch mindestens zwei Institutionen; neben der Europäischen Union ist mindestens eine davon eine nationale Bundes- oder Landesbehörde. Bekannte Projektformate sind u.a. die Regional- oder Sozialfonds der Europäischen Union. Diese Fonds sind Teil der europäischen Struktur- und Investitionsfonds und werden als EFRE- bzw. ESF-Förderungen bezeichnet:

  • EFRE = Europäische Fonds für regionale Entwicklung

  • ESF = Europäischer Sozialfonds

Neben den bereits erläuterten nationalen rechtlichen Grundlagen des Verwaltungs- und Zuwendungsrechts kommen weitere rechtliche Grundlagen aus den europäischen Verordnungen zum Tragen. Für die Umsetzung der Vorgaben haben die Bundesländer entsprechende eigene Förderrichtlinien für die Abwicklung der Zuwendungen aus den Fonds erlassen. Beispielhaft für NRW ist die sog. EFRE-Rahmenrichtlinie, in der die Gewährung von Zuwendungen aus dem Europäischen Fonds für regionale Entwicklung im Zielbereich Investitionen in Wachstum und Beschäftigung (EFRE) in der Förderperiode 2014-2020 im Land Nordrhein-Westfalen enthalten ist. Darüber hinaus finden sich teilweise zusätzliche Verwaltungsvorschriften, die die ordnungsgemäße Abwicklung der Fördermittel regeln (beispielhaft für NRW die ANbest-EFRE).

Impressionen: Forschung & Technik an der RWTH Aachen

Förderphase: Diese Informationen sind für die revisionssichere Abrechnung relevant

Neben den unterschiedlichen gesetzlichen Grundlagen je nach Förderformat ist zusätzlich hinsichtlich jedes einzelnen Förderprojektes eine Prüfung der erlassenen Vorgaben im Zuwendungsbescheid sowie der in den Anlagen zum Zuwendungsbescheid befindlichen Auflagen und Nebenbestimmungen unerlässlich. Folgende Informationen sind beispielhaft bereits in der Antragsphase und bei der Bewilligung der Fördermittel durch den Zuwendungsbescheid relevant für die revisionssichere Abrechnung der Mittel in der Förderphase:

  • Förderart (Institutionelle Förderung, Projektförderung)
  • Finanzierungsart (Fehlbedarfs-, Festbetrags-, Anteilsfinanzierung)
  • Festlegung von Durchführungszeitraum (der konkrete Zeitraum, in dem das Projekt stattfindet) und Bewilligungszeitraum (der Zeitraum, in dem die Mittel vom Zuwendungsempfänger zweckentsprechend verwendet und im Verwendungsnachweis abgerechnet werden können)
  • Mittelbereitstellung, Abrufverfahren
  • Vorgaben für ProjektmitarbeiterInnen (Zeitaufschreibungen)
  • Eigenanteile und dessen Definition (finanzielle Eigenmittel oder Eigenbeiträge durch Einbringung von Stundenanteilen, Sachleistungen)
  • Mitteilungspflichten, Möglichkeiten für Änderungsanträge
  • Frist für Kooperationsverträge
  • Aufbewahrungspflichten

Verstoß gegen Vorgaben kann zu Rückforderungen führen

Der Verstoß gegen die im Zuwendungsbescheid (inklusive Anlagen und zugehörige Rechtsvorschriften) definierten Vorgaben kann bei der späteren Verwendungsmittelprüfung durch den Fördergeber zu Rückforderungsansprüchen führen. Dabei können nicht korrekte Angaben (z.B. bei Zeiterfassungen) zur Verwendung der Zuwendung zusätzlich als subventionserheblicher Tatbestand bewertet werden, welcher nach § 264 StGB strafbar ist. Bei der Vielzahl der notwendigen Informationen und Prüfroutinen je Förderformat und Förderprojekt stellt sich die Frage, wie eine revisionssichere Abrechnung durch Prozessvorgaben effizient etabliert werden kann, um einem solchen Anspruch gerecht zu werden. Wie kann eine Orientierung in diesem „Dschungel“ der Anforderungen erfolgen?

Orientierung im „Dschungel“ der Anforderungen

Ein Ansatzpunkt und eine Orientierung zum Aufbau einer revisionssicheren Abrechnung kann der Projektlebenszyklus von Förder- und Drittmittelprojekten bieten, aus dem sich die generellen Anforderungen von Geldgebern ableiten lassen.

Drittmittelverwaltung: Projektlebenszyklus

Der Projektlebenszyklus orientiert sich an den grundlegenden Phasen eines Förder- und Drittmittelprojektes. Dabei folgt jedes Projekt unabhängig von der Art des Geldgebers diesem Projektlebenszyklus, der im Rahmen der Etablierung einer revisionssicheren Abrechnung eine Orientierung bei der Ausrichtung der internen Prozesse bieten kann. Die Absicherung vor negativen Prüffeststellungen beginnt bereits bei der Antragsstellung und endet bei der Sicherstellung aller notwendigen Folgetätigkeiten für das Forschungsprojekt. Es empfiehlt sich, bei Organisationsprojekten zur Verbesserung oder Überarbeitung bestehender Prozesse in der Dritt- und Fördermittelbearbeitung den Projektlebenszyklus als Ansatzpunkt für eine erfolgreiche Etablierung der Maßnahmen zu nutzen.

Lichtblick: Reduzierte Prozesssicht und Nutzung von Gestaltungsspielräumen

Die Komplexität des Förder- und Drittmittelgeschäftes, resultierend aus der oben angesprochenen Fülle der Förderprogramme macht eine reduzierte Prozesssicht notwendig, um effiziente und effektive Abrechnungsprozesse erfolgreich zu implementieren. Darüber hinaus sollte der organisationstypische Status ebenso berücksichtigt werden und eigene Gestaltungsspielräume in der eigenen Institution erkannt und genutzt werden. Die Etablierung einer funktionierenden Ablauforganisation, welche die revisionssichere Abrechnung von Fördermitteln sicherstellt, ist eine Herausforderung, die nur durch die durchdachte Einbindung verschiedener Schnittstellen und Systeme gelingt.

Thema Drittmittel: Weiterbildungsangebote

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Andrea Greven arbeitet seit über zehn Jahren bei der Rheinisch-Westfälischen Technischen Hochschule (RWTH) in Aachen und ist zudem als selbständige Referentin, Beraterin und freiberufliche Dozentin tätig.

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