Leitfaden für Drittmittelmanager: So gelingt die Vor-Ort-Kontrolle

Für Hochschulen hat die Einwerbung von Drittmitteln erheblich an Bedeutung gewonnen. Besonders wichtig sind dabei in der Regel die wettbewerblich eingeworbenen Drittmittel von öffentlichen Mittelgebern wie der DFG, den Bundesministerien und der EU. Diese öffentlichen Mittel unterliegen nach Haushalts- und Verwaltungsrecht der staatlichen Finanzkontrolle und es zeigt sich, dass die Mittelgeber von diesem Kontrollrecht zunehmend Gebrauch machen. Um die verantwortungsvolle und zweckentsprechende Verwendung der Mittel sicherstellen und nachweisen zu können, ist es sinnvoll, dass sich Hochschulen mit der Frage beschäftigen, wie sie Prüfungen – insbesondere Vor-Ort-Prüfungen – durch öffentliche Mittelgeber sinnvoll und effektiv vorbereiten, durchführen und nachbereiten können.

Drittmittelmanagement: Vorbereitung auf die Prüfung

Organisatorische Verankerung und interne Abstimmung

Wer die Federführung für eine Vor-Ort-Prüfung innerhalb der Hochschule übernimmt, hängt nicht zuletzt von der Organisationsstruktur ab. Unabhängig davon, ob die Verwaltung zentral oder dezentral organisiert ist, hat die mittelverwaltende Stelle den größten Überblick über die Verwendung der Drittmittel und ist somit der wichtigste Ansprechpartner im Rahmen einer Prüfung. Gleichzeitig sind Prüfungen eine Gelegenheit für Hochschulen, sich mit ihren Strukturen und Abläufen zu beschäftigen, Schwachstellen in Prozessen zu erkennen und diese zu beseitigen. Damit Optimierungsprozesse über alle Bereiche der Hochschule hinweg umgesetzt werden können, sollten diese zentral initiiert werden. Daher ist es sinnvoll, die Koordination der Prüfung durch eine interne Revision oder durch eine zentrale Drittmittelverwaltung vornehmen zu lassen.

Sobald die Koordination festgelegt ist, sollte geklärt werden, welche Bereiche und Ansprechpartner zu beteiligen sind und wer jeweils für fachliche und administrative Fragen während und auch nach der Vor-Ort-Prüfung bereitsteht. Je nachdem, ob mit der Prüfungsankündigung Schwerpunkte zu bestimmten Themen wie z.B. Personal, Vergabe, Reisen oder Investitionen gesetzt werden, sind unterschiedliche Organisationseinheiten zu beteiligen. Findet ebenfalls eine Projektbegehung statt, wird auch das Projektmanagement und der Fortschritt des Projektes evaluiert.

 

Tipp: Beteiligte frühzeitig informieren

Wichtig ist, dass alle Beteiligten frühzeitig über die Prüfung und den Prüfungstermin informiert werden, damit Vorbereitungen getroffen und in den Arbeitsalltag integriert werden können. Eine koordinierende Stelle muss auch beachten, dass unterschiedliche Spitzenzeiten in den verschiedenen Bereichen vorherrschen und damit unterschiedliche Prioritäten gesetzt werden. Wer zum Beispiel glaubt, einer Personalabteilung kurz vor Semesterbeginn mal eben schnell einen Termin zur Akteneinsicht mit dem Prüfer aufdrücken zu können, der muss sich über eine ungehaltene Antwort auf seine Anfrage nicht wundern. Der Erfolg einer Prüfung hängt somit auch von einer professionellen Kommunikation und einem hohen kooperativen Verhalten zwischen den Bereichen ab.

Konkrete Vorbereitung auf den Prüfungstermin

Die wichtigsten Informationen für die Prüfungsvorbereitung können der schriftlichen Prüfungsankündigung entnommen werden. Darin sollten mindestens folgende Informationen enthalten sein:

  • Art der Prüfung
  • Prüfungsgegenstand
  • Zeitpunkt der Prüfung
  • Fristen für die Übersendung vorbereitender Unterlagen
  • Ansprechpartner im Prüferteam

Bei umfangreichen Prüfungen wird die Terminsetzung für gewöhnlich vor Versendung der Prüfungsankündigung telefonisch abgestimmt. In der Regel benötigt das Prüferteam einen eigenen Raum, in welchem die Belege gesichtet werden können. Weiterhin wird der Zugang zu einem PC, Internet, Kopierer und Drucker benötigt und ggf. auch Zugänge zum Buchungssystem und zur elektronischen Akte. Hochschulen mit einem hohen Drittmittelvolumen und hohem Prüfungsaufkommen besitzen daher üblicherweise einen eigenen Prüferraum mit der entsprechenden Ausstattung.

Die Prüfer sehen sich im Rahmen einer Prüfung die Buchungsbelege, Vergabeunterlagen, Reisekostenabrechnungen, Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen an. Für eine effiziente Bearbeitung sollten diese vorab chronologisch und nach Finanzposition sortiert werden. Grundlage sind vorab versandte Buchungslisten. Teilweise müssen im Vorfeld der Prüfung auch Fragebögen beantwortet werden, die Aufschluss über Regelungen und Abläufe in der Organisation geben. Empfehlenswert ist eine stichprobenartige Sichtung der Unterlagen im Rahmen der Vorbereitung, damit Unvollständigkeiten vorab behoben werden können. In jedem Fall lohnt sich eine gute Prüfungsvorbereitung sowohl für das Prüferteam als auch für die Hochschule. Die Prüfungsabläufe werden dadurch erleichtert und die Hochschule präsentiert sich als professionell organisierte Einrichtung.

Wenn das Prüferteam vor Ort ist

Drittmittelmanagement: So gelingt die Vor-Ort-Prüfung

Eine Prüfung dient der Ermittlung des zuwendungsfähigen Förderbetrages, der Sicherstellung der wirtschaftlichen und zweckmäßigen Verwendung der Fördermittel und schließlich auch der nachhaltigen Verbesserung der Organisation im Umgang mit diesen Mitteln. Daher ist eine gute Gestaltung der Arbeitsbeziehung zwischen Prüferteam und den Beteiligten seitens der Hochschule während der Prüfung genauso wichtig wie eine offene Haltung gegenüber dem Prüfungsprozess an sich. Es sollte im Interesse der Hochschule liegen, dass Schwachstellen im Prozess gesehen und geregelt werden können, denn dadurch werden letztlich Risiken minimiert, insbesondere das Risiko der Rückforderung von Fördermitteln. Insofern können bekannte Lücken im Prozess oder unklare Regelungen im Rahmen einer Prüfung benannt werden, denn im Idealfall kann von den umfangreichen Erfahrungen des Prüferteams profitiert werden. Die Gelegenheit einer Prüfung kann auch für die Beseitigung von Unklarheiten in der Auslegung von Richtlinien genutzt werden, was zu mehr Sicherheit und Einheitlichkeit in der Abwicklung führt.

Professionelle Kommunikation ist das A und O

Es gibt auch Dinge, die nicht in Gegenwart eines Prüfers geschehen sollten. Vor allem sollten vor dem Prüferteam keine Unstimmigkeiten oder gar Konflikte innerhalb oder zwischen den Bereichen der Hochschule zu Tage treten. Es geht bei einer Prüfung nicht darum, Schuldige für einzelne Fehler zu finden, sondern gemeinsam zu überlegen, ob es Schwachstellen im Prozess oder beim internen Kontrollsystem gibt. Insofern kommt es auch während der Prüfung auf eine professionelle Kommunikation und gute Kooperation innerhalb der Hochschule an. Unklare bzw. strittige Punkte sollten idealerweise vorab, unbedingt aber ausschließlich intern geklärt werden, damit ein einheitliches und abgestimmtes Auftreten gegenüber den externen Prüfern gewährleistet ist.

Erfahrungswerte

Bei umfangreicheren Vor-Ort-Prüfungen zeigt sich häufig, dass nicht alle Fragen während des vorgesehenen Termins geklärt werden können. Entweder reicht schlicht die Zeit nicht aus oder die auskunftsfähige Person ist gerade nicht anwesend. Es kommt auch vor, dass die Prüfer Fragestellungen mitnehmen und intern klären müssen. Somit kommt es auch in der Phase zwischen Vor-Ort-Prüfung und Erhalt des Prüfberichts auf eine gute Abstimmung zwischen Prüferteam und Hochschule an.

Der nachhaltige Umgang mit dem Prüfergebnis

Sobald der Prüfbericht eintrifft, werden die Ergebnisse betrachtet und mit den jeweiligen Beteiligten abgestimmt. Bei aller Ergebnisorientierung empfiehlt es sich trotzdem, den Bericht auf Inhalt und Qualität zu prüfen, denn die Hochschule kann erwarten, dass entsprechende Standards vom Prüferteam eingehalten werden (Literaturempfehlung: DIIR – Deutsches Institut für Interne Revision e.V., Drittmittel in der klinischen Forschung: Ein Prüfungsleitfaden – nicht nur für Krankenhäuser. Berlin: Erich Schmidt Verlag GmbH & Co. KG, 2009).

Kurze Stellungnahme bei qualitativen Mängeln

Sollte der Bericht inhaltliche oder qualitative Mängel aufweisen, kann eine Stellungnahme sinnvoll sein. Hierbei geht es jedoch nicht um seitenlange Rechtfertigungen, sondern um eine kurze und sachliche Darstellung der festgestellten Qualitätsmängel und einen klaren Bezug auf entsprechende Feststellungspunkte. Für gewöhnlich entsprechen die Berichte den Standards und somit muss lediglich abgestimmt werden, wie innerhalb der Hochschule mit dem Prüfergebnis umgegangen wird, d.h. welche Schlüsse aus der Prüfung gezogen werden.

Analyse der Problemursache

Sind Schwachstellen aufgedeckt worden, empfiehlt es sich, die Problemursache mit den beteiligten Organisationseinheiten zu analysieren. Dabei ist es wichtig, zwischen einzelfallbezogenen Ursachen und Lösungen sowie prozessbezogenen Veränderungen zu unterscheiden. Ist geklärt, welche Maßnahmen für eine künftige Sicherstellung der korrekten Abwicklung umgesetzt werden müssen, sollten diese einer Maßnahmenliste zugeführt werden und entsprechende Prioritäten zugeordnet werden. Die Bearbeitung kann entweder direkt durch den Koordinator nachgehalten werden oder durch die verantwortlichen Führungskräfte der jeweiligen Bereiche. Mit Blick auf prozessuale Schwachstellen sollte ein bereits festgestellter Mangel bei einer erneuten Prüfung nicht erneut auftreten. Denn dies kann die Risikoeinstufung der Hochschule beim Mittelgeber erhöhen, wodurch in letzter Konsequenz die künftige erfolgreiche Einwerbung von Drittmitteln gefährdet wäre.

Es geht um den zweckmäßigen Umgang mit Steuergeldern und die Anforderungen an Zuwendungsnehmer, Nachweise, Prüfer, Prüfeinrichtungen und Testate nehmen stetig zu. Daher sollte der Drittmittelbereich als gesamtheitlicher Prozess betrachtet werden, der vom Antragsverfahren über die Mittelverwaltung bis zum Nachweis und darüber hinaus qualitätsgesichert ist.

Thema Drittmittel: Weiterbildungsangebote

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Sabrina Fuhrmann leitet das Drittmittelreferat der Universität Hamburg seit 2014 und ist insgesamt seit 2008 in diesem Bereich tätig.
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