Video-Interview: Administration von Drittmitteln an der Charité Berlin

Drittmittel-Experte Frank Poppe von der Charité Berlin

Wie lassen sich Drittmittel effizient verwalten? Was sind typische Fehler bei der Bewirtschaftung? Und wie lässt sich missbräuchliches Verhalten bei der Bewirtschaftung verhindern? Dass die Administration von Fördergeldern an Hochschulen sehr komplex ist, steht außer Frage. Frank Poppe leitet den Bereich Drittmittelmanagement an der Charité Berlin und hat uns im Video-Interview Tipps und Erfahrungswerte aus der Berufspraxis mitgegeben.

Sollte man Drittmittel zentral oder dezentral verwalten?

Frank Poppe: „Es gibt aus unserer Sicht keinen Königsweg zwischen einer dezentralen und zentralen Verwaltung von Drittmitteln. Beide haben ihre Berechtigung, beide haben Vor- und Nachteile. Das Wichtigste ist sicherlich, dass bei einer dezentralen Verwaltung eine zusätzliche Schnittstelle dazukommt, über die man sich einfach bewusst sein muss und die man entsprechend mit abbilden muss. Vorteile einer dezentralen Drittmittelverwaltung sind sicherlich eine größere Nähe zu den Wissenschaftlern, zu den Forschern, damit verbunden oftmals auch eine größere Service-Orientierung, es gibt meistens eine räumliche Nähe, die es zu der zentralen Verwaltung nicht gibt, damit können natürlich viele Prozesse beschleunigt werden. Herausforderung ist aber, entsprechend einheitliche Standards zu gewährleisten, einheitliche Work-Flows über alle Institutionen, die eventuell über so eine dezentrale Drittmittelverwaltung verfügen. Es ist ein erhöhter Schulungsbedarf der Personen, es ist im Zweifelsfall auch ein Know-How-Verlust, weil entsprechend bei Personalwechsel das Wissen, das aufgebaut wurde, nicht mehr vorhanden ist. Von daher würde ich empfehlen, eine dezentrale Drittmittelverwaltung nur bei großen, abgeschlossenen komplexen Projekten vorzunehmen, wo man wirklich sagen kann: Damit ist eine Person oder eine halbe Stelle zumindest ausgelastet und wenn zusätzlich eine starke zentrale Verwaltung noch vorhanden ist, die bestimmte Kontrollfunktionen ausüben kann. Also, gerade im Finanzbereich sollten bestimmte Kontrollen wie jährliche Prüfung der Verwendungsnachweise Controlling-Funktionen in Funktion auf Personaleinstellung nicht dezentral gehandhabt werden, weil das Risiko dann erfahrungsgemäß dann doch zu groß ist, dass es bei Prüfungen zu Rückforderungen kommt.“

Welche Möglichkeiten gibt es bei einer zentralen Drittmittelverwaltung?

Frank Poppe: „Bei einer zentralen Drittmittelverwaltung hat man auch wieder ganz verschiedene Ausprägungen, wie so etwas gestaltet sein kann. Es gibt Beispiele, in denen der komplette Projektlebenszyklus abgebildet wird innerhalb der Verwaltung. Es gibt Beispiele wie bei uns in der Charité, wo einzelne Bereiche wie zum Beispiel die Vertragsprüfung/das Vertragsmanagement ausgegliedert sind und nicht Bestandteil der Drittmittelverwaltung sind. Da gibt es eine relativ große Bandbreite, die konkret an die Erfordernisse vor Ort angepasst werden kann und sollte. Aus unserer Sicht ist es aber wichtig, festzuhalten, dass bestimmte Prozesse, die mit Drittmitteln zu tun haben – sei es Personaleinstellung, sei es Abrechnung – eben nicht den normalen Prozessen im Haushaltsbereich ähneln, sondern dass es so starke Spezifikationen gibt, dass man darauf Rücksicht nehmen muss und eine zentrale Drittmittelverwaltung darauf am besten reagieren kann, je mehr Kompetenzen sie hat.“

Was sind typische Fehler bei der Bewirtschaftung von Drittmittelprojekten?

Frank Poppe: „Zu dem Thema „Typische Fehler“ ist es sehr interessant, es gibt eine Veröffentlichung des Bundesrechnungshofes, die eine Untersuchung gemacht haben, was bei Zuwendungsempfängern denn als typische Fehler denn so auftreten. Es ist eine lange Auflistung – für jeden, der sich dafür interessiert, ist es sicherlich interessant, diese einfach mal herunterzuladen. Typische Fehlerbeispiele dafür sind, dass der Finanzplan nicht eingehalten wird, das geht schon bei der Einstellung von Personal los, dass Personal in anderen Eingruppierungen eingestellt wird als es ursprünglich beantragt und bewilligt war. Das geht weiter über Nichteinhaltung des Besserstellungsverbotes hin dazu, dass Verschiebungen zwischen den einzelnen Kostenkategorien dem Mittelgeber nicht mitgeteilt werden und endet im Endeffekt am Ende des Projektes oftmals damit, dass zum Beispiel Sachmittel, die während einer dreijährigen Projektlaufzeit nicht verbraucht wurden, kurz vor Ende noch abgerufen werden, obwohl offensichtlich ist, dass sie nicht mehr in der Restprojektlaufzeit verwendet werden können. Das sind Dinge, die standardmäßig bei einer Prüfung immer moniert werden. Ganz allgemein kann man sagen: Insbesondere die Mitteilungs- und Informationspflichten sind sehr wichtig und es ist wichtig und darum ist auch eine zentrale und starke Drittmittelverwaltung wichtig, sich immer wieder vor Augen zu halten, dass das, was bei einem Mittelgeber korrekt sein kann, bei dem nächsten schon nicht mehr korrekt ist. Das ist so uneinheitlich, wird teilweise auch von den einzelnen Projektträgern im selben Programm uneinheitlich gelebt, sodass man da sehr genau drauf achten muss, was die spezifischen Anforderungen sind.“

Wie lässt sich missbräuchliches Verhalten bei der Bewirtschaftung von Drittmitteln verhindern und ggf. sanktionieren?

Frank Poppe: „Grundvoraussetzung für die Verhinderung oder Sanktionierung von missbräuchlichem Verhalten ist erstmal eine klare Definition ‚Ab wann ist etwas missbräuchlich? Was ist zulässig?‘. Das muss natürlich entsprechend in Prozesshandbüchern oder ähnlichem dargelegt sein. Es muss abgegrenzt werden möglichst genau und ein ganz wesentliches Element, das eigentlich Grundvoraussetzung sein sollte, ist das Vier-Augen-Prinzip, das unbedingt einzuhalten ist in der öffentlichen Verwaltung, um dort überhaupt Missbrauchsmöglichkeiten zu vermeiden. Wir empfehlen, mit einem Prozess-Check anzufangen, zu gucken: Gibt es zum Beispiel Personen, die mehrere Rollen haben in dem Projekt, die zum Beispiel Bestellungen auslösen können und gleichzeitig die Rechnung für diese Bestellungen freigeben können. Das sind so klassische Fehler, die in dem Bereich auftauchen. Dann sollte man daraufhin seine Prozesse überprüfen und dann kommt die große Frage, an der sich meistens die Geister scheiden: Was macht man, wenn man nicht nur Fehler in den Prozessen entdeckt hat, die man eventuell abstellen kann, sondern auch Personen identifiziert hat, die absichtlich/unabsichtlich gegen bestimmte Regeln verstoßen. Inwiefern will man eine Sanktionierung durchsetzen? Und da steht man unserer Erfahrung nach regelmäßig vor dem Dilemma: Möchte man dem Nobelpreisträger, um den man lange geworben hat, tatsächlich, weil er sich nicht an die Regeln, wie Visitenkarten zu bestellen sind, hält, sanktionieren oder nicht? Schwieriges Thema, also von daher: Es gibt bestimmte Sanktionsmechanismen, die aber sinnvollerweise in der Regel Ausnahmen beinhalten sollten, die auch entsprechend so dokumentiert werden, dass Prüfer sie akzeptieren, um sich da eine Flexibilität zu erhalten.“

Als Content & Social Media Managerin verantwortet Sara Goldenberg in der Europäischen Akademie das Online-Magazin „Zukunft hoch 4“ und ist Teil des Social Media Teams.
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